Типовые накладные, счета-фактуры и другие документы

1. Типовая накладная Торг-12

При продаже запасных частей оформляется накладная унифицированной формы Торг-12, которая содержит все необходимые реквизиты нашей компании, полностью отражает реквизиты покупателя. В накладной отражаются связанные с поставкой договора, доверенности и другие сведения. По требованию наших экспортных партнеров мы можем указывать в накладной вес каждой единицы товара.

При этом Грузополучателем и Плательщиком могут выступать разные организации. Так для разных наших подразделений при печати накладной ТОРГ-12 в строках "Грузоотправитель" будет указано при отгрузке:

Наши банковские реквизиты при этом не меняются!

Если Ваша организация-покупатель имеет сложные реквизиты с филиалами или отправляет груз по контракту другой фирме, то  лучше всего заранее прислать нам письмо с указанием того, какие реквизиты куда заносить. В любом случае в графе:

Грузополучатель - указывается наименование организации или филиала куда будет произведена отгрузка, с указанием адреса места прибытия товара, телефон, банковские реквизиты.

Плательщик - указывается наименование организации или филиала, которым была произведена оплата, с указанием юридического адреса плательщика, телефон, банковские реквизиты, ИНН и КПП.

2. Типовая счет-фактура

При продаже запасных частей оформляется счет-фактура унифицированной формы, которая содержит все необходимые сведения об отправителе и получателе груза. Правила заполнение реквизитов аналогичны правилам оформления накладной. В счет-фактуре отражаются сведения о налоговой ставке, стране происхождения деталей, номера ГТД. По требованию клиента выдаются дополнительные экземпляры документов для предоставления по месту требования. Наши счетa-фактуры полностью соответствуют всем требования и принимаются налоговыми и таможенными органами.

3. Договор купли продажи номерного агрегата

При продаже кабин, кузовов, рам, двигателей и блоков цилиндров на каждый номерной агрегат оформляется договор купли-продажи. Форма и содержание договора соответствует Указанию ГУГИБДД СОБ МВД РФ от 01.02.02г. N 13/5-28. Договор является необходимым документом для оформления (постановки на учет) агрегата конечным собственником номерной продукции.

4. Документооборот и правила оформления отгрузочных документов

Выдача товаросопроводительных документов производится после полной погрузки конкретного заказа и подтверждения с нашего склада ответственными лицами, производившими отгрузку, во избежание ошибок в документах, связанных с отсутствием информации об отгружаемом товаре. Мы не выписываем счета-фактуры и накладные до факта отгрузки товара. Ведь иногда аппетиты покупателей превосходят объемы транспорта, подаваемого под загрузку.

Обязательным при оформлении товаросопроводительных документов является заполнение всех предусмотренных формой реквизитов. Отпуск товара производится покупателю при наличии паспорта и доверенности, данные из которой заносятся в товарную накладную. Товарная накладная подписывается только лицом, указанным в доверенности. Документом, заменяющим доверенность, является печать организации-покупателя с подписью грузополучателя. При отгрузке товара в адрес предпринимателя в документах должно присутствовать его полное ФИО. В случае если у индивидуального предпринимателя не предусмотрено наличие печати, он оставляет на документах только свою роспись.

Отпуск товара может осуществляться по следующим формам:
• непосредственно представителю покупателя при наличии у него печати организации-покупателя. При этом в разделе накладной, подтверждающем факт приемки товара, представитель покупателя оставляет свою роспись с расшифровкой и скрепляет ее оригинальным оттиском печати.

• по доверенности организации-покупателя. При этом мы проверяем правильность и полноту заполнения доверенности и сверяем ее данные с данными паспорта. В разделе накладной, подтверждающем факт приемки товара, указываются дата и номер доверенности, и наименование организации, выдавшей доверенность. Получатель оставляет свою роспись с расшифровкой, и оригинал доверенности подкалывается к накладной. В случае если по одной доверенности отпускается товар по нескольким накладным, в каждой из них заполняются указанные данные доверенности, оставляется роспись и делается приписка «Оригинал доверенности подколот к накладной № ____».

• отправка товара через транспортную компанию по доверенности или квитанции транспортной компании. В этом случае наименование транспортной компании определяет покупатель, либо с ним согласовывается наименование транспортной компании, через которую организация предполагает отправить товар. Покупатель должен написать нам письмо о том, что он доверяет отпуск своих грузов через данную транспортную компанию. При этом в разделе накладной, предусматривающем факт приемки товара, указывается «Груз отправлен через транспортную компанию _________» и к накладной подкалывается оригинал квитанции, либо другого документа, подтверждающего факт приемки товара к перевозке. В случае получения груза по доверенности транспортной компании в соответствующем разделе накладной указываются ее реквизиты, и оставляется роспись с расшифровкой получателя груза.

После оформления оригиналов товаросопроводительных документов (накладная, счет-фактура) менеджер оставляет на всех экземплярах (последний лист) оттиск своего именного штампа. Наличие этой отметки является обязательным для полноты оформления документа в нашей организации.

5. Требования к документам при возврате

Возврат товара, равно как и подписание возвратных документов покупателю, осуществляется не менеджером по продаже, а сотрудниками отделов рекламаций нашей компании. Это специальный штат сотрудников, владеющих различными методами проверки товара и необходимыми диагностическими стендами и приборами. Отдел рекламаций участвует во входном контроле с целью отбраковка непригодного к продаже товара в присутствии поставщика (до момента оприходования товара на складе) и осуществляет обязательный контроль качества товара при появлении нового поставщика. Работу с покупателями по возврату товара ведут также сотрудники отделов рекламаций, а не менеджеры.

При этом менеджер как лицо, осуществляющее общение с покупателем, контролирует возвратные документы от покупателя. При оформлении документов необходимо проверять правильность заполнения реквизитов нашей компании:

В накладной:
Грузополучатель:
ООО «Авто-Альянс», 140006, МО, г. Люберцы, ул. Мира, д.8Б, р/с 40702810738120111012 ОАО "Сбербанк России" г. Москва, КС 30101810400000000225, БИК 044525225 ИНН 5027126176 КПП 502745001
Плательщик:
ООО «Авто-Альянс», 105082, г. Москва, Переведеновский пер., д.17, стр.1, тел. 495/ 660-54-19, р/с 40702810738120111012 ОАО "Сбербанк России" г. Москва, КС 30101810400000000225, БИК 044525225 ИНН 5027126176 КПП 770101001

В счет-фактуре:
Грузополучатель и его адрес:
ООО «Авто-Альянс», 140006, МО, г. Люберцы, ул. Мира, д.8Б
Покупатель:
ООО «Авто-Альянс», 105082, г. Москва, Переведеновский пер., д.17, стр.1
ИНН/КПП покупателя:
5027126176 / 502745001

В возвратных документах от покупателя должна быть указана ставка НДС 18%. В случае, если покупатель не является плательщиком НДС, до того, как он собирается делать возврат, его оформление он должен согласовать через нашего менеджера с ответственными сотрудниками нашей бухгалтерии.

С нашей стороны на обоих экземплярах возвратной накладной от покупателя мы проставляем дату фактического получения нами товара (принятия возврата) во избежание дальнейших ненужных споров.